Vous devez préparer une réunion importante mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? C’est votre première prise de parole en public et vous êtes stressés(e) ? Pour éviter les gaffes et assurer un sans-faute, il est indispensable de prendre le temps de s’organiser à l’avance et de posséder les bons dispositifs.

Préparez-vous !

• Première chose : définir les objectifs. Faire une réunion n’a pas d’utilité si vous ne savez pas à quoi elle va bien pouvoir servir. De plus définir un ou plusieurs objectifs vous permettra d’obtenir un fil conducteur et de décliner l’ordre du jour en détaillant les thèmes à aborder.
• Choisissez vos collaborateurs : les personnes présentent à la réunion doivent être concernées par l’objet du jour.
• Évitez d’alourdir la réunion : il est préférable qu’elle soit courte mais efficace que trop longue et que les participants n’arrivent plus à s’y intéresser. Pensez donc à bien respecter les horaires.

L’animation

Afin que la réunion soit animée et que chacun y trouve un intérêt, pensez à préciser l’ordre du jour et le déroulement à venir avec l’ensemble des thèmes qui vont être abordés.

Le matériel

Le matériel, élément basique mais à ne pas négliger ! N’oubliez pas de vérifier à l’avance si votre rétro projecteur et votre ordinateur fonctionnent correctement. Mettez les documents dont vous avez besoin sur une clé USB et envoyez-les vous par e-mail pour être sûr de les avoir le jour J. Si vous organisez votre réunion hors de votre lieu de travail et que vous n’avez pas le matériel nécessaire, vous pouvez vous tourner vers la location de matériel informatique : ordinateur, vidéoprojecteur, etc.

L’après-réunion

Lorsque la réunion arrive à son terme, pensez à faire un résumé de chaque point : quelles sont les décisions qui ont été prises ? Quels sont les changements à prendre en compte ? Quelles sont les idées à retenir ? Quels sont les points à rediscuter lors d’une prochaine réunion ?